旅館の運営管理も、
HOTEL SMARTでスマートに。

お料理の手配、アレルギーの確認、大人数の部屋割り……旅館の運営は、ビジネスホテルと違ってとても繊細で、覚えることもたくさんあります。
「HOTEL SMART」は、そんな旅館特有の「手作業」や「スタッフ間の伝言ゲーム」をなくし、もっと接客に集中できる環境をつくる、
宿泊施設のクラウド型管理システムです。

紙の台帳やベテランスタッフの記憶に頼った情報管理が常態化しており、おもてなしの質が個人に依存することが多いです。スタッフの高齢化や採用難が進む中で、未経験者や外国人スタッフへのノウハウ継承・即戦力化が困難になっています。

アレルギー対応、嫌いな食材、食事場所（複数の食事会場）、特別注文（ケーキや追加料理）など、旅館の満足度を左右する重要な情報がフロント、厨房、スタッフの間でリアルタイムに共有されず、確認の手間や致命的な提供ミスが発生しうる状態になっています。

異なる予約形態、団体客の部屋割り調整、宴会場や食事処の座席確保など、ビジネスホテルと比べて調整要素が非常に多く、毎日手作業での部屋割りや宴会場の予約管理に時間を費やしています。

お客様のスマートフォンから、宿泊前に宿帳で獲得しなければいけない情報（同行者含む）を事前入力していただける機能です。入力項目については施設側で自由に編集可能です。現地フロントでの書類記入や確認作業という「事務的な対面時間」を最小限に抑えることで、ドリンクの提供や丁寧な館内案内、周辺観光のご紹介といった「旅館本来のおもてなし」に最初から時間を充てることが可能になります。
また、紙で情報を記入させたいという場合でも、事前に入力していただいた情報は専用用紙に反映された状態で印刷可能なため、ゲスト側の負担を少なくすることも可能です。

夕食・朝食の有無だけでなく、食事の開始時間、食事場所、アレルギー食材、さらには「還暦祝いのケーキ提供のタイミング」といった細かな情報も予約に紐付けが可能です。入力されたデータは、食事の管理画面や滞在状況表へリアルタイムに反映されます。
従来のような手書きの指示書や修正漏れをなくし、食事の誤提供やオーバーブックによるクレームリスクをなくします。

当日の客室ステータス（清掃中、宿泊中、故障中など）は、色分けによって直感的に表示されます。また、アイコン表示により、団体利用かどうかや領収書発行のリクエスト有無、当日のゲストの入れ替わり状況などをひと目で把握できるため、準備や対応の優先順位付けにも役立ちます。
さらに、法人・団体管理の機能を用いて前受金や売掛の管理も可能です。請求書発行も簡略化できるため修学旅行や社員旅行などの団体向けの管理も難しくありません。

「足元が不自由なお客様なのでエレベーター近くの部屋が望ましい」「お連れ様の誕生日のためサプライズ演出あり」など、スタッフ間で絶対に共有すべき注意書きを、予約や客室に紐づけて登録可能です。アラート機能を設定すれば、該当予約を開いた際やチェックイン時に画面上にポップアップ警告が表示されるため、スタッフ間の情報の取りこぼしを完全に防ぎます。複数のスタッフやシフト交代を挟む運用のなかでも、一貫したスマートな顧客対応を可能にします。

宿泊台帳の転記、宿帳の手入力、部屋割りのパズル、厨房への連絡といった「バックヤードの事務作業」からスタッフを解放します。捻出された時間でお客様一人ひとりに寄り添う接客や、付加価値の高いサービス、館内イベントの企画などに業務を集中させることができます。また、スタッフ全員がお客様の情報を把握でき、属人化しない均一で質の高いおもてなしを実現します。

フロント・厨房・客室清掃などの館内で働くすべての部署・スタッフが同じデータを共有できます。これにより、「言った・言わない」の伝達ミスの防止はもちろん、急なプラン変更やレイトチェックアウト、当日アレルギーの申し出などにも組織全体で柔軟かつ迅速に対応できるようになります。

スムーズな受付から始まり、アレルギーが反映された食事、行き届いたサービスを体験することで、顧客満足度は飛躍的に高まります。過去の情報を次回宿泊時にも引き継ぐことができるため、口コミ評価の向上だけでなく、「またここに帰ってきたい」と思わせるリピーターの獲得につながります。

宿泊施設向け管理システム（PMS）やセルフチェックインシステム、その他システムに関して、専門のスタッフによるオンラインデモの実施や最適なオペレーションのご提案を行います。ぜひ一度、ご相談ください。