本記事では、宿泊施設における直前キャンセルやノーショウ（無断不泊）といった課題を効率的に解決するための キャンセル料自動回収サービス について解説します。全国3,500施設以上のホテル・旅館に対し、宿泊管理システム（PMS）や自動チェックイン機を提供してきた実績から得られた現場の知見と、最新の業界トレンドをもとに、宿泊施設の経営に役立つ実践的な情報をお届けします。
目次
キャンセル料自動回収サービスとは
ホテルや旅館などの宿泊施設向けキャンセル料請求サービスは、ホテル管理システム（PMS）などと連携し、予約キャンセル情報を自動取得することで、ゲストへ請求メールやリマインドを送信、オンライン決済での支払い・領収書発行までを自動化する仕組みです。
これにより宿泊施設は回収漏れや機会損失を防ぎ、業務効率化と収益確保を実現できます。導入ハードルも低く、成果報酬型を採用しているため、初期費用や月額費用は不要な場合が多いです。
ノーショウの問題点
宿泊施設におけるノーショウ（No-Show）は、深刻な経営課題です。客室は一度販売機会を逃すと在庫として残すことができず、その日の売上はゼロになります。事前連絡がないため販売機会を失い、収益が直接的に減少します。
また、清掃やフロント準備などの業務が無駄になり、人件費の負担が増加します。さらにキャンセル料の督促対応にスタッフの労力を割かれる点も問題です。一度の請求で回収できる割合も低く、複数回に分けて督促を行う業務はスタッフの大きな負担となります。
ノーショーが発生する原因
ノーショウ（No-Show）が発生する原因は複数ございます。急な体調不良や予定の変更、交通機関の乱れなど外部要因により発生する場合もあります。
また、仮予約やキャンセルポリシーの適用期間前にキャンセル連絡をし忘れるケースも少なくありません。
こういったキャンセルし忘れの防止やキャンセルポリシーの周知に効果的な方法は自動でメールやSMSが送付されるシステムの導入です。
弊社が提供しているチェックインシステム『HOTEL SMART』では送信期間や回数、記載内容を自由に設定することができ、宿泊に関する事前連絡やリマインドメッセージも全て自動化することが出来ます。
キャンセルポリシーの重要性
宿泊施設におけるキャンセルポリシーは、トラブル防止と経営の安定のために不可欠です。明確な規定を設けることで、ゲストに予約変更やキャンセル時の責任を周知でき、無断キャンセルや直前キャンセルによる機会損失を防ぎます。また、施設側にとってはキャンセル料請求の根拠となり、収益ロスの抑止につながります。
さらに、透明性のあるキャンセルポリシーはゲストとのトラブル防止にも有効です。キャンセルポリシーの明記は、安易な予約や軽率なキャンセルの抑止効果も期待でき、結果として宿泊施設の安定運営に直結します。
キャンセルポリシーとは？
キャンセルポリシーとは、宿泊予約を取り消す際のルールや条件を定めた規定のことです。いつまでにキャンセルすれば無料か、直前や当日の場合は何％の料金が発生するか、といったキャンセル可能な期間や手数料の有無、返金の条件などがキャンセルポリシーに含まれます。
キャンセルポリシーの書き方
キャンセルポリシーを書く際には、まず無料でキャンセルできる期限を明確に定め、その後は宿泊日からの残り日数に応じて何パーセントの料金を請求するのかを段階的に示すことが基本です。以下、具体例になります。※施設のタイプによって、割合や平均期間には多少の違いがあります。
| キャンセル日 | キャンセル料 | 備考 |
|---|---|---|
| 宿泊日の30日前まで | 無料 | 期限内のキャンセルは料金不要 |
| 宿泊日の7日前まで | 宿泊料金の50％ | 閑散期（2月～6月）は70％に変更 |
| 当日・不泊 | 宿泊料金の100％ | 無断キャンセルも含む |
天候や交通機関の乱れなど不可抗力の場合の扱いを一言添えると利用者の安心感も高まります。こうしたポリシーはOTAといった予約サイトや、施設の公式ホームページの宿泊約款や利用案内に掲載することが必要であり、予約確認メールにも同じ内容を記してゲストがいつでも確認できるようにすることが重要です。
キャンセル料自動請求サービスの仕組み
HOTEL SMARTが提供してる「キャンセル料自動回収サービス」は、HOTEL SMARTのホテル管理システム（PMS）よりキャンセルが発生した予約情報を自動で取得し、その内容に基づいてゲストへ請求を行う仕組みです。キャンセルが発生すると、ゲストにはシステムから自動的にメールが送信され、キャンセルポリシーに沿った支払い案内が提示されます。決済サービスのStripeアカウントを連携させることで、ゲストはスマートフォンやパソコンからクレジットカードを用いて支払いを完了でき、領収書の発行も同時に行われます。
運用にあたっては初期費用や月額費用は不要で、回収が成功した場合にのみキャンセル料の20％（決済手数料を含む）が成果報酬として発生します。導入に必要な準備はシンプルで、既存のHOTEL SMARTアカウントにこの機能を追加するだけであり、Stripeアカウントを連携すれば最短で即日の利用が可能です。このように、予約情報の取得から請求、決済、領収書発行までを一貫して自動化するのが大きな特徴です。
導入メリット
キャンセル料自動回収サービスを導入することで、宿泊施設には多くのメリットがあります。まず、従来フロントや予約担当者が行っていた請求や督促の作業が自動化されるため、スタッフの負担が軽減し業務効率が向上します。また、回収漏れや対応遅延がなくなることで、本来得られるはずのキャンセル料を確実に収益化でき、無断キャンセルや直前キャンセルによる損失を大幅に抑えることが可能です。
さらに、ゲストはスマートフォンやPCから簡単に支払いができ、領収書も自動発行されるため、支払い体験の向上やトラブル防止にもつながります。初期費用や月額費用が不要で、回収成功時のみ成果報酬が発生する仕組みであるため、導入リスクが低い点も魅力です。このように、業務負担の削減と収益確保を同時に実現できる点が大きな利用メリットといえます。
まとめ
宿泊施設のノーショウは収益を直撃する深刻な問題であり、客室の販売機会を失うだけでなく、人件費の無駄や督促業務の負担増につながります。その防止策としてキャンセルポリシーの明記が重要であり、いつまでなら無料か、どのタイミングで何％のキャンセル料が発生するのかを具体的に定め、予約サイトや施設の公式ホームページ、確認メールなどに記載して周知することが推奨されています。
さらに、HOTEL SMARTが提供する自動回収サービスでは、PMSもデータを反映してキャンセル情報を取得し、ゲストへ自動で請求メールを送信します。初期費用や月額費用は不要で、回収成功時のみ成果報酬が発生する形態であるため、低リスクで導入可能であり、キャンセル料請求を効率化する点が大きな特徴となっています。
