ホテルや旅館の運営において、客室清掃は欠かせない業務です。
宿泊客がチェックアウトした後、次のチェックインまでに客室を整える必要があるため、毎日の清掃状況を正確に把握し、スタッフを効率よく動かすことが求められます。
しかし、客室数が増えたり、複数の清掃スタッフや清掃会社が関わったりすると、清掃そのものだけでなく、「どの部屋を・誰が・いつ清掃するのか」を管理する業務にも多くの手間がかかります。
こうした清掃管理の負担を減らす方法の一つが、清掃業務のデジタル化です。この記事では、ホテルの清掃管理で発生する業務や課題、効率化するためのポイントについて解説します。
目次
例えば、以下のような課題はないでしょうか
・清掃が必要な客室を毎日確認している
・清掃スタッフへの指示を電話やメールで行っている
・担当する客室の割り振りに時間がかかる
・清掃会社との連絡が煩雑になっている
・清掃が終わった客室を一つずつ確認している
ホテルの清掃管理とは？
ホテルの清掃管理とは、客室を次の宿泊客が利用できる状態にするため、清掃に関する一連の業務を管理することです。
単に客室を清掃するだけではなく、清掃対象の確認からスタッフの割り振り、清掃指示、完了確認まで、さまざまな業務が含まれます。特に、紙の清掃表や電話、メールなどを使って管理している場合は、客室数やスタッフ数が増えるほど情報共有が難しくなります。
ホテルの清掃管理でよくある課題
清掃が必要な客室を確認するのに時間がかかる
その日に清掃する客室の確認が必要です。チェックアウトした客室や連泊中の客室、次のチェックイン予定などを確認しながら整理するため、客室数が多いと毎日の予約状況を確認するだけでも相応の時間がかかります。
清掃スタッフへの指示や担当割り振りが大変
スタッフの出勤状況を確認しながら担当を決め、電話や口頭などで伝える方法では、欠勤や予約変更が発生した際に再調整が必要です。
清掃会社との情報共有に手間がかかる
清掃会社へ委託している場合、施設側と清掃会社の間で清掃予定や担当客室を共有しなければなりません。「今日は○号室をお願いします」と毎日伝える運用では、双方に大きな負担が発生します。
清掃完了の確認が煩雑になる
電話やチャットなどで報告を受ける場合、複数の客室について一件ずつ確認しなければなりません。清掃済みかどうかをリアルタイムで把握できる仕組みが必要です。
HOTEL SMARTなら客室清掃DX化を実現
ホテル向け管理システム「HOTEL SMART」の客室清掃管理機能を使えば、予約状況やチェックイン・チェックアウト情報を参照し、清掃が必要な客室を把握できます。さらに、清掃スタッフの出勤シフトをもとに、担当する客室を割り振ります。
清掃スタッフのシフトをもとに担当客室を割り振り
あらかじめ提出された清掃スタッフの出勤シフトをもとに、清掃する部屋を自動で割り振ることが可能です。毎日スタッフの出勤状況を確認しながら担当を決める作業を効率化できます。
スマートフォンから清掃予定を確認
清掃スタッフには専用のアカウントを発行できます。自身のスマートフォンから担当する清掃予定を確認できるため、施設側が電話やメールで一人ずつ指示する必要がありません。清掃スタッフだけでなく、フロントスタッフによる個別の確認や連絡の負担も軽減できます。
清掃完了後はその場で報告
清掃が完了したら、スタッフはスマートフォンから報告します。写真を添付した清掃報告にも対応しているため、施設側は清掃完了の報告とあわせて客室の状況を確認でき、現在の清掃状況を把握しやすくなります。
清掃会社とのやり取りも効率化
HOTEL SMARTでは、清掃業者や清掃員に管理用のアカウントを発行し、清掃予定をオンラインで共有する運用が可能です。施設側が清掃予定を登録し、清掃会社やスタッフが自分の担当を確認するという形にすれば、電話やメールによる個別連絡を減らせます。
清掃管理のデジタル化でホテル業務を効率化
清掃管理業務はシステムを導入することで、清掃予定の整理や担当者への指示、完了確認といった日々の管理業務を効率化可能です。施設側と清掃会社、清掃スタッフが同じ清掃情報を確認できれば、電話やメールによる個別の確認も減らせます。
HOTEL SMARTは、PMS・セルフチェックイン・清掃管理・決済を一元提供するオールインワンシステムです。サービス概要や詳細な資料をご用意しておりますので、ぜひご活用ください！
こんなホテルにおすすめ
HOTEL SMARTの客室清掃管理は、以下のようなホテルにおすすめです。
・複数の清掃スタッフを管理している
・清掃業務を外部の清掃代行会社へ委託している
・電話やメールで清掃指示を行っている
・紙の清掃表を使っている
・清掃スタッフへの担当割り振りに時間がかかる
・清掃完了の確認に手間がかかる
・ホテル業務の省人化・DXを進めたい
まとめ
ホテルの客室清掃では、実際の清掃作業だけでなく、清掃対象の確認やスタッフの割り振り、清掃会社との連絡、完了報告など、さまざまな管理業務が発生します。
HOTEL SMARTなら、予約・チェックイン・チェックアウト情報をもとに清掃対象を確認し、清掃スタッフのシフトに応じた担当客室の割り振り、スマートフォンからの清掃予定確認・完了報告まで、客室清掃に関する業務のデジタル化を進めることが可能です。
清掃会社とのやり取りを減らしたい、清掃スタッフへの指示を効率化したい、清掃状況をもっと簡単に把握したい。そんなホテル・旅館・民泊の清掃管理の課題を、HOTEL SMARTで効率化してみてはいかがでしょうか。
よくある質問（FAQ）
ホテルの清掃スタッフへの指示出しや割り振りをラクにする方法はありますか？
従来のような紙のバインダーや電話でのやり取りは不要になります。スタッフのシフトに合わせてシステム上で担当客室を割り振り、スタッフ個人のスマートフォンへ直接清掃指示を出すことができるため、フロントと清掃スタッフ間の伝達ミスやタイムラグを大幅に削減できます。
外部の清掃会社に委託している場合でも、システムで情報共有できますか？
例えばHOTEL SMARTの場合、清掃会社専用の管理画面（アカウント）を発行することができます。これにより、本日のチェックアウト状況や清掃が必要な部屋のリストをリアルタイムで共有できるため、毎朝のメールやFAXでのリスト送信の手間がなくなります。
パソコン操作に不慣れな清掃スタッフでも完了報告はできますか？
清掃スタッフは、自分のスマホやタブレットから担当する客室の清掃予定を確認し、作業が終わったらその場で「完了」ボタンを押すだけです。フロントへの内線連絡や、紙のチェックシートをフロントまで提出しに行く手間が省けます。
小規模な宿泊施設でも、清掃管理をデジタル化するメリットはありますか？
スタッフの人数が限られている小規模施設では、フロント業務と清掃管理を兼任しているケースも少なくありません。清掃状況の確認や連絡にかかる「見えない作業時間」を削減することで、本来の接客サービスや売上アップのための施策に時間を使えるようになります。
