本記事は、ホテル・旅館や民泊等の施設を運営されている、あるいは今後開業・IT化をご検討中の事業者様へ向けた解説記事です。人手不足の解消や業務効率化に欠かせない「ホテルシステム（PMS）」と「セルフチェックイン」を一体化したオールインワンシステム「HOTEL SMART（ホテルスマート）」の基礎知識や、最新の決済・キャンセル料回収機能を含めた選定ポイントについて詳しく解説します。
目次
HOTEL SMART（ホテルスマート）とは？基礎知識と主な役割
HOTEL SMARTとは、客室の予約管理や売上管理を行う「ホテルシステム（PMS）」と、フロント業務を無人化・省人化する「セルフチェックインシステム」、さらに自社予約エンジンまでを一元提供するクラウド型オールインワンシステムです。
全国4,500施設・75,000室以上の導入実績があり、シティホテルから旅館、グランピングまで幅広い施設形態に対応しています。フロント業務の大幅な削減と、最短10秒のスマートなチェックインによる顧客体験の向上を同時に実現します。
HOTEL SMARTの主な基本機能
クラウド型PMSとセルフチェックインが連動するHOTEL SMARTには、主に以下のような機能が備わっています。
・クラウド型PMS（ホテル管理システム）：予約・顧客・客室情報のリアルタイムな一元管理、清掃指示
・セルフチェックインシステム：スマホを使った事前チェックイン、多言語対応タブレットによる無人受付
・決済・売上管理（HOTEL SMART PAY）：事前・現地決済の統合管理、キャンセル料の自動請求・回収
・外部システム連携：サイトコントローラー、スマートロック（電子鍵）、自動精算機等との相互連携
なぜ今、PMSとセルフチェックインの一体化が強く求められるのか？
宿泊業界では、慢性的な人手不足やインバウンド需要の増加により、フロント業務の負担軽減が急務となっています。従来のPMS単体での導入や、別々のシステムを組み合わせた運用では、以下のような課題が発生しやすくなります。
| 想定される課題 | 施設への影響・リスク |
|---|---|
| システムの分断・属人化 | 予約情報の転記漏れや部屋割りなどの業務が属人化し、チェックイン時にお客様をお待たせしてしまう。 |
| 決済・消込作業の煩雑化 | オンライン決済・現地決済が別々に管理され、消込や返金対応に時間がかかりミスが起きやすい。 |
| キャンセル料の回収漏れ | ノーショーや直前キャンセルの督促を手動で行うためスタッフに負担がかかり、売上の取りこぼしが発生する。 |
これらの課題を解決するためには、予約からチェックイン、決済、精算までがシームレスに連動するオールインワンシステムが有効です。HOTEL SMARTを導入することで、「少人数でも高品質な接客が可能になり、売上と顧客満足度を同時に伸ばす運営体制」を構築できます。
HOTEL SMARTが提供する6つの主要機能・メリット
宿泊施設様が抱える課題を解決し、収益向上を実現する「HOTEL SMART（ホテルスマート）」の主要な6つの機能とメリットをご紹介します。
① 最短10秒！セルフチェックイン・事前チェックイン機能
ゲストのスマホを活用した事前チェックインにより、当日は施設に設置されたタブレットのQRコードを読み込むだけで最短10秒でチェックインが完了します。旅館業法に準拠した宿泊者名簿の取得や、24時間対応コールセンターを通じた非対面での本人確認も可能です。
② 使いやすさを追求したクラウド型ホテルシステム（PMS）
予約・顧客・会計・客室情報を一元管理できるPMSです。専属デザイナーによる直感的なUI・UXにより、誰でも簡単に操作でき教育コストを抑えられます。主要なサイトコントローラーと連携し、予約情報を自動で取得・反映します。
③ HOTEL SMART PAYによる決済・消込の一元管理
チェックイン前の事前決済、滞在中の館内利用、チェックアウト時の精算までを1つの仕組みにまとめる専用ペイメント機能です。オンライン決済や決済端末に対応し、PMSと連携することで、売上の確認やこれまでバラバラだった消込・返金作業も1つの画面で完結します。セルフチェックアウトやお部屋精算にも対応し、フロントの混雑解消に貢献します。
④ 初期・月額0円の「キャンセル料自動回収サービス」
現地払いや電話予約のキャンセル・ノーショーに対し、今まで諦めていたキャンセル料の請求から回収までを自動化するサービスです。PMSの予約情報と連動し、メールリンク決済で自動請求やリマインドを行います。初期費用・月額費用は完全無料で、回収成功時にのみ手数料が発生する成果報酬型のため、ノーリスクで督促業務を削減し、確実な売上確保に直結します。
⑤ スマートロック・自動精算機等の豊富な連携
暗証番号やQRコードで開錠できるスマートロック（電子鍵）と連携し、予約ごとの有効な鍵情報を自動発行します。また、現金決済にも対応した自動精算機との連携により、施設のニーズに合わせた柔軟な無人化・省人化オペレーションを構築できます。
⑥ モバイルオーダー・デジタルガイドによる単価向上
ゲストのスマホから館内案内や周辺情報を見られる「デジタルガイド」や、ルームサービスをスマホから注文できる「モバイルオーダー」機能を搭載。フロントの問い合わせ対応を削減しつつ、滞在中の追加注文を促すことで顧客単価のアップに貢献します。
HOTEL SMARTは、今回ご紹介したPMSやセルフチェックイン機能に加え、自社予約エンジンまでを一元提供する宿泊施設向けオールインワンシステムです。サービス概要や導入事例をまとめた資料をお配りしておりますので、ぜひご活用ください！
あらゆる施設規模・形態に合わせて柔軟に導入可能
HOTEL SMARTは、100室以上のシティホテルから、旅館、ビジネスホテル、全国展開のチェーンホテル、無人運営の民泊まで、施設規模や形態を問わず柔軟に導入いただけます。
カウンターとタブレット・決済端末が一体化した「チェックインカウンター（組み立て・工事不要）」の提供や、施設の運用に合わせたカスタマイズ設定により、導入したその日からスムーズなホテル運営をスタートできます。
（※オンラインデモの実施や、専門スタッフによる最適なオペレーションのご提案も行っております）
まとめ：PMSとセルフチェックインの導入で次世代の施設運営を
今回は、ホテルシステム（PMS）とセルフチェックインの基礎知識、そしてオールインワンシステム「HOTEL SMART」の特長について解説しました。人手不足が深刻化する中、受付業務からキャンセル料の回収・精算業務までをシステムで自動化し、スタッフが「おもてなし」に集中できる環境を作ることが、今後の宿泊施設運営において欠かせない条件です。
HOTEL SMARTは、DX化による業務効率化だけでなく、施設の「売上・効率・顧客満足」をすべて伸ばすトータルソリューションを提供します。システム選定や省人化・無人化でお悩みの方は、ぜひお気軽にご相談ください。