ホテル管理システム(PMS)とは?メリットと機能を解説

ホテルを経営している方やホテルで働いている方なら「PMS」という言葉を聞いたことがあるでしょう。しかし、聞いたことはあってもどんなものかは実際にはよくわからないという方もいることでしょう。

PMSは、メリットを正しく理解して施設に合ったものを導入すれば、売上アップやコスト削減にも繋がります。

そこで今回の記事では、PMSとは何か?という説明から主な機能や導入するメリットを解説します。さらに、PMSを選ぶポイントも紹介していますので、ぜひ最後までご覧ください。

先に結論から言うと以下の通りです。

  • ホテルPMSを使えば、予約管理や客室管理、顧客管理などを一元管理可能
  • PMSのデータを活用しサービス向上や営業戦略の構築ができる
  • フロントスタッフ間の情報共有が可能に
  • 現在のホテルPMSのトレンドは「クラウド型」「使いやすいデザイン」「自動化」
  • おすすめのホテルPMSはトレンドを全て抑えた「HOTEL SMART」

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ホテルに欠かせないPMSとは?

PMSとは、ホテル管理システムのことです。「Property Management System」の頭文字を取りPMSと呼ばれています。宿泊予約の管理に加えて、一般的に、売上や清掃状況の管理まで担います。

現在では、多くのホテルがこのPMSを取り入れていて、業務のデジタル化を図っています。なお、一口にPMSと言っても各メーカーで特徴が異なっているので、PMSごとの特性を理解して、自社に合ったものを選ぶと良いでしょう。

ホテルPMSの主な機能

PMSの主な機能としては、以下のようなものがあります。

  • 予約管理…予約情報の確認、予約の変更など
  • 客室管理…客室状況(滞在中か空き部屋か未清掃かなど)の管理
  • 顧客管理…顧客情報(基本情報や利用実績など)の管理
  • フロント管理…ゲストの精算情報や滞在情報管理
  • 会計管理…売掛先や勘定科目ごとの売上集計
  • データ集計…稼働率や売上など各種データの集計
  • 各種帳票…日報や清掃表の作成

これら全てを手動で管理するのは非常に大変です。PMSならこれらを一括して管理できるので、ホテル運営をしていくには欠かせないツールと言えるでしょう。

ホテルPMSのメリットとは?

ホテルPMSには様々な機能があることがわかりました。では、ホテルPMSを導入すればどのようなメリットがあるでしょうか?主なメリットを3つ紹介します。

予約管理業務の効率化

ホテルPMSは、サイトコントローラー(宿泊予約サイト管理システム)との連携機能があります。連携することで、宿泊予約サイトからの予約取り込みを自動でしてくれます。

つまり、これまで手作業で行っていた予約管理をPMSにより自動化できます。

予約管理の自動化により、手作業によるミス(日程、人数、性別、部屋タイプ、金額などの間違い)のリスクを減らすことが可能です。

さらに、部屋割り自動化やモバイルチェックイン機能があるPMSもあり、ゲストが予約してからチェックインするまでをより円滑に管理できます。

帳簿やデータ集計の自動化

PMSの主な機能が売上や売掛、稼働率などのデータ集計系です。

サイトコントローラーと取り込まれた情報をもとに自動で各種項目を集計します。

エクセルや手作業での計算といった、データ集計にかかる手間を大幅に削減します。

顧客管理によりサービス向上

顧客情報を詳細に管理できることで、ゲストの満足度向上に繋がります。宿泊した顧客の基本情報だけではなく、希望の部屋番号・部屋タイプや食事のアレルギーなどを記録しておくことで次回以降の宿泊時に活用できます。

また、クラウド型のPMSであれば、スタッフ間のコミュニケーションもPMSを通じて円滑に行えるようになります。

もちろん、良い情報だけではなくネガティブな情報を記録して注意喚起することも可能です。例として、ホテル側に非のないクレームを伝えてきたゲストがいた場合、情報を記録しておけば次回そのゲストが宿泊される際には、要注意であることをスタッフ間で共有できます。

このようにPMSを使って顧客管理を行えば、それぞれのゲストに適した対応を取ることが可能です。

データ活用による営業戦略が建てられるようになる

PMSでは運営に関する様々なデータを集計できます。そのデータを活用することで、ホテルの営業戦略を立てられます。集計可能なデータの主な例は以下の通りです。

稼働率が低い日と高い日の違いを分析してみたり、どの予約方法からの予約が多いのかを確認したり、年齢や性別などゲストの特性をチェックしたりすることで、今後の運営に活かせます。 

ホテルPMSのトレンドとは?

ホテルPMSのメリットについて解説してきましたが、実際にホテルPMSを導入する際にはどのPMSを選べばよいのか迷ってしまいます。そこで、PMSの最近のトレンドを紹介します。PMSを選ぶポイントとして参考にしてください。

クラウド型のPMS

PMSは、大きく分けるとオンプレミス型とクラウド型の2つがあります。

  • オンプレミス型…自社でサーバーを設置して管理
  • クラウド型…インターネット上で管理

この2つのうち最近のトレンドはクラウド型のPMSです。最近はホテルシステムに限らず、様々なデータはクラウドで管理するのが主流となっています。そのため、今からホテルPMSを導入するならクラウド型のPMSを選びましょう。

クラウド型のメリットは以下の通りです。

  • 初期費用が安い
  • インターネット環境があれば、外部からでもアクセスできる
  • アップデートやメンテナンスは業者に任せられる

クラウド型はサーバーを自社に設置する必要がなく初期費用が安いので、導入のハードルが低いです。

また、インターネット環境さえあればどこからでもアクセスできるのも強みです。オンプレミス型の場合は、自社サーバーでの管理となるため外部からのアクセスができません。一方で、クラウド型ではその不便さを解消しているので、外出先からでも対応が可能です。

使いやすいデザインのPMS

使いやすさも選ぶ上では非常に大切です。どんなに機能性に優れているシステムであっても、使いこなせなければ意味がありません。

特に、PMSは毎日多くのスタッフが利用することになります。スタッフ全員がパソコンに詳しいわけではありませんから、誰にとっても見やすく使いやすいデザインのものを選びましょう。

ウェディングから宿泊まで一元管理できる高性能なPMSから、シンプルで単純明快なPMSまで複数存在します。使いやすいシステムであれば、システムを使いこなすまでの時間も短くなります。スタッフに教える手間も軽減されるので、業務の効率化を実現しやすいです。

自動化機能が豊富なPMS

自動部屋割りや自動メッセージ返信、料金科目の自動仕訳などあらゆる自動化機能があるPMSを選べば、省人化も可能です。人件費を削減できればコストを大幅にカットでき、利益アップにも繋がります。

また、自動化にすることで手動によるミスも防げるので一石二鳥です。 

まとめ:PMSとはホテル業務効率化に欠かせないシステム

ホテルを運営していく上では欠かせないPMS(ホテル管理システム)について、メリットや選び方を解説しました。

今回の記事を改めてまとめると、以下の通りです。

  • PMSとは宿泊管理ができるシステムのこと
  • PMSの主な機能は予約管理、顧客管理、データ集計などがある
  • PMS導入には、予約管理の簡略化、ゲストへのサービス向上、営業戦略の構築といったメリットがある
  • PMSの選び方のポイントは「クラウド型」「使いやすさ」「自動化」を備えていること

新たにホテルPMSを導入するなら「HOTEL SMART」がおすすめです。「HOTEL SMART」は、使いやすさにこだわったクラウド型のホテルPMSです。直感的で操作性に優れたデザインで、部屋割りや決済の自動化機能もついています。

実際に800以上のの施設で導入されていて、規模の小さいコテージから中規模のホステル、全国チェーンのホテルなどホテルの形態を問わず使われています。

ホテルPMSを今後導入したい方や現在使っているものから変更したい方は、クラウド型で使いやすい「HOTEL SMART」を検討してみてはいかがでしょうか?

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