ホテルの予約転記作業を徹底効率化！手作業をゼロにする方法と最新システム活用術

ホテル業界において、予約管理は非常に重要な業務の一環です。特に、予約の転記作業は宿泊施設の運営において欠かせないものですが、手作業での転記は時間がかかり、ミスが生じる可能性もあります。この記事では、予約ノートからシステムへの転記作業の現状と、予約転記作業を効率化するためのヒントをご紹介します。記事を活用して、ホテル運営をさらにスムーズにしましょう。

多くのホテルでは、予約ノートや手書きの帳簿に予約情報を記録し、それをエクセルなどの管理シートや宿泊管理システムに転記するという手作業が行われています。具体的には、顧客の名前などの個人情報、宿泊日、部屋の種類、人数、顧客ごとのリクエストなどの詳細を手書きで記入し、それを何かしらのツールに手で入力する作業です。この作業に関しては昔からの慣習でやっている施設が多いようですが、以下のような問題点を抱えています。

手作業での転記は非常に時間がかかります。
多くの場合はOTA（Online Travel Agent）からの予約や電話予約があった際に管理システムやエクセル、場合によっては紙の予約台帳などに予約内容を記入します。そのうえで当日の宿泊客到着までに手動で部屋割りを行い、予約客に書いてもらったレジストレーションカード（レジカード）をさらに別の顧客データ管理用のシステムに転記・・・など、多くの時間と労力を必要としています。特に部屋数や予約が多いホテルでは、転記作業に多くの時間を割かれ、他の業務に集中できない状況が生まれます。

手書きや手動入力では、情報が誤って記入されるリスクがあります。
書き間違いや入力箇所の間違いなどで誤ったデータがシステムに入力されると、予約の重複や誤予約、顧客対応のミスが発生する可能性があります。また、転記ミスにより、後の管理や分析に支障をきたすことがあります。さらにこのミスを減らそうとした結果、2重3重のチェックを行うというルールを作る施設もあります。それによってさらに時間と労力を予約台帳への転記に割くということになりかねません。

では、時間や労力の原因となりミスのリスクも孕むこの作業はどうするのがベストなのでしょうか。

ホテル運営において、レジカード（顧客情報の入力）の手間をなくすための解決方法をご提案します。

そもそも現在の宿泊施設で”サイトコントローラー”や”PMS”を導入していないのであればこちらのシステムの導入を検討するのが効率化の第一歩です。
OTAからの予約をサイトコントローラーがまとめて管理してくれるうえ、在庫の管理も自動で行います。さらに、PMSをサイトコントローラーと連携をさせると予約情報の管理や売上管理なども効率的に行うことが可能です。

すでにサイトコントローラーなどを導入している場合は、現在の業務フローを見直す必要があります。
時間をかけて現在のフローになっているものかと思いますが、それはあくまでそれまで「使っていたシステムに合わせた業務フロー」でしかありません。そもそも今使っているシステムは最新のものなのか、転記は本当は必要なのか。根本からの効率化を図り、運用を一新することでこれまでよりも大幅な効率化を目指すことも可能になります。

最後に、ホテルでの転記作業が不要になる【HOTEL SMART】の紹介です。 HOTEL SMARTはゲストのスマートフォンやPCより、宿泊よりも前に電子データとして宿泊者名簿を取得することが可能です。事前に送付されるメールよりレジカードの記入ができるため、当日の手間を削減できます。 また、現地フロントに設置のチェックインタブレットを活用し、事前に顧客情報を入力していないゲストには宿泊者名簿を書かせることが可能なためレジカードの完全自動取得を行うことができるようになります。レジカードのデジタル化により、チェックインの業務効率化に繋がっていきます。 このように宿泊ゲストが記入された宿泊者名簿の内容がそのまま、PMSに反映されていきます。フロントスタッフは紙に記入された宿泊名簿をシステムに転記する必要も、紙で書かれた宿泊者名簿をファイルに保存する必要もございません。 宿泊者名簿のデジタル化、ペーパーレス化でフロントスタッフにも地球にも優しい施設運営を実現します。

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