セルフチェックインシステムの仕組み・メリット・注意点を宿泊業界の視点で解説。ホテル・旅館・民泊向けに本人確認対応、PMS連携、選定ポイントまで網羅します。外部連携、業務効率化、多言語対応など重要ポイントを押さえ、ホテル・旅館の無人化・省人化を成功させるための実践的ガイドです。
目次
なぜ今、宿泊施設にセルフチェックインシステムが求められているのか
宿泊業界では近年、「人手不足」「インバウンド需要の回復」「運営コストの上昇」といった複数の課題が同時に進行しています。特にフロント業務は、チェックイン・本人確認・精算・案内など作業が集中しやすく、繁忙時間帯のオペレーション負荷が大きい業務です。こうした背景から、セルフチェックインシステムを活用し、業務の省人化や効率化を進める宿泊施設が増えています。
単なる「無人化」ではなく、法令遵守やゲスト体験を両立させながら運営を最適化する手段として、セルフチェックインシステムはホテル・旅館・民泊を問わず重要なDX施策の一つとなっています。
セルフチェックインシステムとは何か
セルフチェックインシステムの定義と仕組み
セルフチェックインシステムとは、宿泊者自身がタブレット端末やチェックイン機、スマートフォンなどを利用し、対面対応を最小限または不要にしてチェックイン手続きを完了できる仕組みです。
チェックインシステムの主要機能には、宿泊者情報の台帳取得、パスポートのコピー、決済機能などがあります。
その他、本人確認書類の撮影、署名、精算、ルームキー連携までを一連の流れで自動化できる点が特徴です。
近年はPMS（宿泊管理システム）と連携し、予約情報の自動反映やチェックイン状況のリアルタイム管理が可能なシステムも増えています。
従来型チェックインとの違い
従来のフロントチェックインでは、スタッフによる手入力や目視確認が多く、どうしても対応時間や人的ミスが発生しがちでした。一方、セルフチェックインシステムでは、入力項目の標準化・自動チェックにより業務品質を均一化できます。
これにより、スタッフの教育コスト削減や繁忙期の混雑緩和にもつながります。
ホテル・旅館・民泊での活用シーン
セルフチェックインは大型ホテルだけでなく、小規模旅館や民泊施設でも活用が進んでいます。
特に無人チェックインや夜間対応が必要な施設では、宿泊施設向けチェックインシステムとして実用性の高い選択肢となっています。
HOTEL SMARTでは、宿泊施設の課題を解決し、さらなる顧客満足度の向上と、収益の向上を実現する宿泊施設向けオールインワンシステムです。サービスの概要や導入事例、具体的な運用方法をまとめた資料をお配りしております。ご検討のお役に立てください！
宿泊施設にセルフチェックインシステムを導入するメリット
省人化・人件費削減と運営の安定化
最大のメリットは、フロント業務の省人化による人件費削減です。
チェックイン対応を自動化することで、ピークタイムの人員配置を最小限に抑えられ、慢性的な人手不足の解消にも寄与します。結果として、スタッフは接客やトラブル対応など付加価値の高い業務に集中できます。
チェックインシステムを利用することでレジカード/宿泊者台帳がデジタル化できます。リピーター機能などが搭載しているチェックインシステムであれば、2回目以降の宿泊時にゲストの入力項目を削減できる機能などもあるため、顧客満足度の向上にも寄与します。
ゲスト満足度向上と待ち時間の削減
セルフチェックインシステムは、宿泊者にとっても利便性の高い仕組みです。
待ち時間なくチェックインできることや、非対面で手続きを完了できる点は、ビジネス利用やインバウンド客から高く評価されています。
外国人対応・業務効率化・ミス削減
多言語対応のチェックインシステムを導入することで、外国人スタッフに依存せずともスムーズな案内が可能になります。
また、入力ミスや本人確認漏れといった人的エラーを防止でき、本人確認チェックインにおける法令対応の品質向上にもつながります。
事前チェックイン機能があれば、ゲストのスマートフォン上で台帳の入力が宿泊日前に行えます。昨今、飛行機の搭乗手続きや映画館の予約情報入力なども事前入力が行えるため、ゲストのインターフェイスも浸透しつつあるため、理解しやすい体験を提供できます。
デメリット・注意点とシステム選定の重要ポイント
導入時に失敗しやすいポイントと誤解
セルフチェックインシステムは導入すればすぐに無人運営が可能になる、という誤解は少なくありません。
実際には、館内案内やトラブル対応、清掃連携など、システム外の運営設計が重要です。これを考慮せずに導入すると、かえってクレーム増加につながる可能性があります。
法令・本人確認対応の重要性
旅館業法や関連ガイドラインでは、宿泊者の本人確認が義務付けられています。
そのため、本人確認完全対応のチェックインシステムを選定しなければ、運営リスクを抱えることになります。導入実績や運用ノウハウがあるかどうかも重要な判断材料です。
PMS連携・サポート体制・コスト比較
システム選定時は、PMS連携の有無、365日サポート体制、多言語対応、初期費用・運用コストを総合的に比較する必要があります。
近年は、初期費用を抑えつつPMS一体型で導入できるシステムも登場しており、運営規模に応じた選択が可能になっています。
チェックインの流れ
チェックインの流れは、事前の情報取得、本人確認、鍵の受け渡しの3ステップが基本となります。システムによってはキャッシュレス決済も含まれ、有人・無人の両方に対応可能です。スマートフォンやタブレットを使用して、宿泊者自身で手続きを進められるケースも増えています。特に、事前チェックインシステムを導入することで、現地での滞在時間を大幅に短縮することができます。
事前の情報取得
チェックインシステムの大きなメリットは、宿泊者情報を事前に取得できることです。
従来の手書きによる宿泊者名簿の記入が不要となり、待ち時間の短縮とペーパーレス化を同時に実現できます。特に外国籍の宿泊者の場合、パスポート情報を事前にデジタルで取得することで、現地での手続きがスムーズになります。システムによっては、パスポートの画像をスマートフォンで撮影し、自動的にテキストデータ化する機能も搭載されています。
本人確認
無人でのチェックインを実現する上で、最も重要なのが本人確認の工程です。
顔認証システムはチェックイン端末に搭載されているカメラに向かって、顔を正確に読み取らせなければエラー表示がでる機能のことです。ビデオ通話による確認 完全無人化が難しい場合は、リモートスタッフとのビデオ通話で本人確認を行う方法もあります。特に深夜のチェックインで活用されています。
これらの方法は、システムによって単独もしくは組み合わせて使用され、確実な本人確認と不正防止を実現しています。
鍵の受け渡し
鍵の受け渡しは、チェックインシステムの最終工程として、以下の方法が一般的です。
・スマートロックはスマートフォンをキーとして使用する方式です。専用アプリで暗証番号を発行し、Bluetooth通信で解錠します。チェックアウト後は自動的に無効となるため、セキュリティ面でも安心です。宿泊者の到着時間に左右されず、24時間対応が可能です。
・カードキー（セルフ発行型）は本人確認後、自動発行機からカードキーを有効化する方式です。宿泊者自身で発行できます。
・キーロッカーは暗証番号で解錠できるロッカーに物理キーを保管する方式です。物理キーの回収や管理には注意が必要ですが、既存の扉をお使いいただけるため、初期費用が大幅に抑えられる利点があります。
おすすめの最新型セルフチェックインシステム
宿泊施設のセルフチェックインシステムであるHOTEL SMART（ホテルスマート）では、クラウド型のオールインワンシステムです。
スマートロックやカードキー、サイトコントローラーや会計ソフト、決済システムなど連携サービスも幅広く取り揃えており、一棟貸しや民泊など小規模施設からチェーンホテルなど大規模施設まで様々な規模やオペレーションに対応することができます。
自動メール送信や領収書の自動発行、クレジット/QRコード決済から現金取り扱い型まで対応し、フロント業務を大幅に削減、無人化/省人化の実現できます。
またセルフチェックインシステムだけでなく管理システム（PMS）も標準で搭載しているため、清掃管理やレポートなどの帳票出力機能、自動部屋割り機能や食事管理機能など宿泊施設の運営に必要な業務を一元管理できます。
加えてお客様のスマートフォンで館内案内/周辺情報が閲覧できるインフォメーションシステム『デジタルガイド』、自社ホームページから直予約を受付可能な『HOTEL SMART（ホテルスマート）Booking』など施設全体のDX化を実現いたします。
まとめ
チェックインシステムは、宿泊施設の業務を大幅に効率化し、ゲストの体験を向上させる有力なツールです。宿泊者情報の迅速な台帳取得、パスポートの正確なコピー、円滑な決済機能を通じて、スムーズなオペレーションが実現可能です。
特に人材不足や業務効率の改善、そしてインバウンド対応が求められる現代において、その価値は計り知れません。また、外部連携の豊富さや業務コスト削減を考慮した選択が重要です。導入時には、セルフチェックインが業務効率を必ずしも向上させるわけではない点に注意し、適切な設定と運用でそのメリットを最大限に引き出すことが求められます。無人化に伴う本人確認の制度も法規制に従い、きちんと対応していくことで、安心安全な環境を整えることが重要です。
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