人材不足の解決策！宿泊者名簿を非対面化
近年、ホテルや旅館だけでなく民泊など多様な宿泊施設において、非対面チェックインを導入するケースが急増しています。
本記事では非対面チェックインに限らず、なぜ宿泊者台帳を取得する必要があるのか、どんな項目を取得しなくてはいけないのか、無人運営に対応したデジタル化のポイントまで、宿泊業の専門的な観点でわかりやすく解説します。
これから宿は施設を運営しようと考えている方はもちろん、既に運営している方も合法的な宿泊施設運営のために、ぜひこの記事を参考にしてください。新規オーナーの方はもちろん、既に運営中の方も法令遵守の見直しにお役立てください。
非対面で宿泊施設運営のためには、セルフチェックイン機能を備えたHOTEL SMART（ホテルスマート）がおすすめです。
宿泊者台帳の取得から本人確認までITの力を使って、非対面化・効率化が可能です。
目次
宿泊者名簿・宿泊者台帳・レジストレーションカードとは？
宿泊者名簿とは宿泊者の氏名や職業等の情報が記載された名簿のことを指します。
宿泊台帳や宿帳、レジストレーションカード（レジカード）などと呼ばれることもあります。
旅館業法第6条により、宿泊施設の営業者は宿泊者名簿を備え、所定の項目を記載し、行政からの求めがあれば提出する義務があります。
旅館業法第６条
旅館業法（昭和二十三年法律第百三十八号）
営業者は、厚生労働省令で定めるところにより旅館業の施設その他の厚生労働省令で定める場所に宿泊者名簿を備え、これに宿泊者の氏名、住所、職業その他の厚生労働省令で定める事項を記載し、都道府県知事の要求があつたときは、これを提出しなければならない。
宿泊者は、営業者から請求があつたときは、前項に規定する事項を告げなければならない。
旅館業法における宿泊者名簿の目的
もともとは感染症発生時の追跡や公衆衛生のために制定されました。現在では、
- 感染症対策
- テロ対策（特に外国人観光客）
- 行政・警察からの要請対応
といった目的でも重要視されています。
平成17年からはテロ防止の観点から日本に住所のない外国人に対してはパスポートの写しと旅券番号を控えることが義務付けられています。
必要に応じて保健所や警察署から宿泊者名簿の提出を求められることがありますので、旅館業を営む方は必ず宿泊台帳を取得するようにしましょう。
宿泊者名簿を取得せず、保健所や警察からの提出要請に応じられない場合、最大50万円の罰金が科される可能性があります。
とくに新型コロナ以降、行政のチェックが厳しくなっているため、紙・デジタルを問わず必ず正しく記録することが必要です。しかし、残念ながら、宿泊者台帳をきちんと取得せずに旅館業を営んでいる事業者が多いのも事実です。
旅館業法については下記の記事でも解説していますので、併せてご確認ください。
宿泊者名簿の記入項目（法律／条例）
宿泊者名簿に記載すべき項目は、国の法律で定められている内容と、自治体が独自に定める内容の2種類があります。
①法律で必須の項目【全事業者共通】
| 対象 | 記入項目 |
|---|---|
| 全ての宿泊者 | 氏名 / 住所 / 職業 |
| 日本に住所のない外国人 | 国籍 / 旅券番号（パスポート写し可） |
厚生労働省の通達により、パスポートのコピーで「氏名・国籍・旅券番号」の代替も認められています。
②自治体条例により追加される項目（例：川崎市）
- 追加項目例
- 年齢
- 到着日時・出発日時
- 前泊地
- 行き先
自治体により異なるため、必ず管轄の保健所に確認しましょう。
宿泊台帳を取得する際の注意点
宿泊者名簿もただ名前を書いて貰えばいい訳ではありません。宿泊者名簿を取得する際には下記の2点に注意する必要があります。
宿泊者全員分を記録する義務
宿泊台帳は旅館業法により、全員分の取得が義務付けられています。
代表者だけでなく、宿泊する全員分の情報を記録する必要があります。代表者のみの記入で済ませている施設もありますが、それは法律違反です。
実際には代表者だけ宿泊者台帳を取得している施設が多いですが、法律的にはグレーなやり方です。
必ず、宿泊滞在者の方全員分の宿泊台帳を取得するようにしましょう。
本人確認の実施が必要
宿泊台帳はただ項目を記入してもらうだけでは、不十分です。
宿泊台帳が本人によって嘘偽りなく記入されたか担保するために、本人確認も必須です。
有人の施設ではフロントスタッフがお客様と対面で会話することでこの要件はクリアできます。
問題は、無人の施設です。民泊や小規模施設などフロントを無人で運営している場合、現地備え付けのICT機器を使って、ビデオ撮影・ビデオ通話などで本人確認を実施する必要があります。
入り口に台帳を置いておいて、お客様に自分で書いてもらうだけでは不十分なので注意が必要です。
宿泊台帳のデジタル化なら HOTEL SMART（ホテルスマート）チェックイン
旅館業法を順守し、合法的な宿泊施設運営のためには宿泊者台帳と本人確認がセットで必要です。
HOTEL SMART（ホテルスマート）のクラウドチェックインでは、ゲストのスマートフォンやチェックインタブレットから宿泊台帳を取得できます。多言語にも対応しているため、訪日観光客もクオリティを落とさずにご案内することができます。
無人運営はもちろん、有人施設の業務効率化にもつながり、人手不足・人件費削減・顧客満足度向上に貢献します。
また事前チェックインを行うことで宿泊日当日、現地でのチェックイン時間は最短10秒を実現いたしました。
現地設置のタブレットから写真撮影・ビデオ撮影・ビデオ通話できる機能もあり本人確認もクリアできます。
加えて、外国籍のお客様に対してのパスポートの取得も可能です。
レジカードはデジタルデータで取得するため、紙で書いてもらったものを管理システム（PMS）転記する必要もなくなります。そのため、パスポートのコピー作業やレジカードの保管場所確保などを削減できます。
フロントを設置せずに、無人での施設運営をする場合にはもちろんのこと、有人の施設でも宿泊台帳のデジタル化で業務効率化が目指せるでしょう。
まとめ
法令を守った運営のために今すぐ見直しを
- 宿泊者名簿の記録は法律で義務
- 必要項目は「法律」＋「自治体」で確認
- 本人確認もセットで行う必要あり
- 無人・省人化にはセルフチェックインシステムが有効
宿泊施設運営において、宿泊者名簿は「もしものとき」の証明資料であり、安心と信頼を提供するうえで欠かせない存在です。テクノロジーを活用しながら、適切に運営し、合法的で安全な宿づくりを目指しましょう。
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